Der Vorstand einer polnischen GmbH

Allgemeine Informationen

Das für die Geschäftsführung der Gesellschaft sowie für die Vertretung nach außen zuständige Organ einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung wird im Unterschied zum deutschen Recht als Vorstand bezeichnet. Die Anzahl der Mitglieder, aus denen der Vorstand bestehen soll, ist gesetzlich nicht festgelegt.

– Hinweis aus der Praxis –

Empfehlenswert ist es, im Gesellschaftsvertrag keine genaue Anzahl der Vorstandsmitglieder anzugeben, sondern zu bestimmen, dass der Vorstand aus einem oder mehreren Vorstandsmitgliedern besteht. Auf diese Weise gibt es kein Risiko, dass die Gesellschaft handlungsunfähig wird, sobald das einzige Vorstandsmitglied krank oder abbestellt wird oder stirbt. Ebenso wird durch diese offene Bestimmung vermieden, dass später der Gesellschaftsvertrag geändert werden muss, wenn ein zweites Mitglied des Vorstands bestellt werden soll.

Vorstandsmitglied kann nur eine natürliche und unbeschränkt geschäftsfähige Person sein. Weiterhin darf eine Person, die zum Vorstandsmitglied bestellt werden soll, nicht wegen bestimmter, im Gesetz aufgezählter Straftaten, rechtskräftig verurteilt worden sein.

– Hinweis aus der Praxis –

Vorstandsmitglied kann auch derjenige werden, der seinen ständigen Wohnsitz nicht in Polen hat.

Berufung und Abberufung der Geschäftsführer

In den Vorstand können sowohl Personen aus dem Kreise der Gesellschafter als auch Nichtgesellschafter (Fremdgeschäftsführung) gewählt werden. Das einzelne Vorstandsmitglied wird dabei durch einen Beschluss der Gesellschafter in seine Funktion berufen.

Die Vorstandsmitglieder können für eine unbestimmte oder bestimmte Amtszeit bestellt werden. Enthält der Gesellschaftsvertrag in dieser Hinsicht keine Regelung, erlischt das Mandat eines Vorstandsmitglieds mit dem Tag der Abhaltung der Gesellschafterversammlung, die den Jahresabschlussbericht für das erste vollständige Geschäftsjahr der Gesellschaft bestätigt (Art. 202 § 1 des Gesetzbuches über die Handelsgesellschaften).

– Hinweis aus der Praxis –

In den Gesellschaftsvertrag sollte zur Klarstellung aufgenommen werden, dass die Bestimmung des Art. 202 § 1 des Gesetzbuches über die Handelsgesellschaften auf die Vorstandsmitglieder keine Anwendung findet. Durch den Ausschluss der Anwendung dieser gesetzlichen Vorschrift ist es nicht erforderlich, auf der ersten ordentlichen Gesellschafterversammlung der Gesellschaft die Vorstandsmitglieder neu zu berufen.

Bereits in der erstmals zu beurkundenden Fassung des Gesellschaftsvertrages kann die erste Zusammensetzung des Vorstands festgelegt werden. Wenn in dieser ersten Fassung des Gesellschaftsvertrages zunächst nur ein Vorstandsmitglied berufen wurde und später ein zweites Vorstandsmitglied bestellt werden soll, wäre dies keine Änderung des Gesellschaftsvertrages. Es ist dann lediglich ein Gesellschafterbeschluss über die Bestellung eines zweiten Vorstandsmitglieds zu fassen.

Der Gesellschaftsvertrag kann auch vorsehen, dass die Geschäftsführer einer polnischen GmbH für eine gemeinsame Amtszeit (Kadenz) berufen werden. Bei einem Vorstandsmitglied, das während der gemeinsamen Amtszeit der übrigen Geschäftsführer in den Vorstand berufen wird, endet das Mandat ebenfalls mit der Beendigung der Kadenz der anderen Geschäftsführer, wenn der Gesellschaftsvertrag keine anderen Bestimmungen in diesem Bereich enthält.

Die Geschäftsführer einer polnischen GmbH können jederzeit durch einen Beschluss der Gesellschafter abberufen werden. Der Gesellschaftsvertrag kann aber Bestimmungen darüber enthalten, dass die Abberufung nur bei Vorliegen von wichtigen Gründen möglich sein soll. Darüber hinaus erlischt das Mandat eines Vorstandsmitglieds im Falle seines Todes oder auch dann, wenn es von seiner Seite aus von seiner Funktion als Geschäftsführer zurücktritt.

– Hinweis aus der Praxis –

Durch den Gesellschafterbeschluss, der den Geschäftsführer von seiner Funktion im Vorstand der GmbH abberuft, wird der arbeitsrechtliche oder zivilrechtliche Vertrag, aufgrund dessen der Geschäftsführer seine Arbeit zugunsten der GmbH erbringt, nicht berührt. Das bedeutet, dass dieses Vertragsverhältnis gesondert aufzulösen ist.

Vertretung der polnischen GmbH durch den Vorstand

In den Gesellschaftsvertrag sind Regelungen aufzunehmen, die sich auf die Art der Vertretung bei einem Vorstand beziehen, der sich aus mehreren Geschäftsführern zusammensetzt. Schweigt der Gesellschaftsvertrag hier, kommt die entsprechende gesetzliche Vorschrift zur Anwendung. Danach ist bei der Abgabe von Erklärungen im Namen der Gesellschaft das Zusammenwirken von zwei Vorstandsmitgliedern oder einem Vorstandsmitglied und einem Prokuristen erforderlich (Gesamtvertretungsbefugnis). Erklärungen, die gegenüber der Gesellschaft abzugeben sind, können hingegen gegenüber einem Vorstandsmitglied oder einem Prokuristen abgegeben werden.

– Hinweis aus der Praxis –

Die Beschränkung der Vertretungsbefugnis eines Vorstandsmitglieds ist gegenüber Dritten unwirksam. Das bedeutet, dass die trotz des Bestehens interner Beschränkungen mit einem Dritten vorgenommenen Rechtsgeschäfte die Gesellschaft berechtigen und verpflichten. Die Nichteinhaltung von Beschränkungen, die im Innenverhältnis zwischen der Gesellschaft und dem Vorstandsmitglied bestehen, kann jedoch Schadenersatzansprüche gegenüber dem Vorstandsmitglied begründen oder auch zur sofortigen Abberufung führen.

Zusammenwirken von mehreren Geschäftsführern

Grundsätzlich hat jeder Geschäftsführer das Recht sowie die Pflicht, die Geschäfte der Gesellschaft zu führen. Dabei darf jedes Vorstandsmitglied ohne einen vorherigen Vorstandsbeschluss die Geschäfte führen und Handlungen vornehmen, die der gewöhnliche Betrieb des Handelsgewerbes der Gesellschaft mit sich bringt und ihn nicht überschreitet. Erhebt jedoch einer der übrigen Geschäftsführer Einspruch gegenüber der Vornahme einer Handlung, die zum gewöhnlichen Betrieb des Handelsgewerbes der GmbH zu zählen ist, ist ein Beschluss aller Vorstandsmitglieder notwendig. Das gilt auch bei Handlungen, die den gewöhnlichen Betrieb des Handelsgewerbes der Gesellschaft überschreiten.

Beschlüsse des Vorstands werden auf den Vorstandssitzungen gefasst, über deren Einberufung alle Geschäftsführer ordnungsgemäß unterrichtet wurden. Die Beschlüsse des Vorstands werden mit der absoluten Stimmenmehrheit gefasst, d. h., mit einer Abstimmungsmehrheit, die mehr als die Hälfte aller abgegebenen Stimmen (mind. 50 % plus 1 Stimme) umfasst. Dabei kann der Gesellschaftsvertrag vorsehen, dass bei Stimmengleichheit der Stimme des Vorsitzenden des Vorstands (polnisch: prezes zarządu) die entscheidende Bedeutung zukommt.

Die Bestellung eines Prokuristen erfordert die Zustimmung aller Geschäftsführer. Der Widerruf der Prokura kann hingegen von einem Vorstandsmitglied erklärt werden.

Verträge zwischen einem Geschäftsführer und der GmbH

Bei Verträgen, die zwischen einem Geschäftsführer und der polnischen GmbH abgeschlossen werden, sowie bei Rechtsstreitigkeiten zwischen einem Geschäftsführer und der GmbH muss die Gesellschaft in der folgenden Art und Weise vertreten werden: entweder durch ein Aufsichtsratsmitglied oder, wenn ein solches Organ nicht besteht, durch einen Bevollmächtigten, der durch die Gesellschafterversammlung ernannt wird.

Bei einer polnischen GmbH, bei der der einzige Gesellschafter zugleich der einzige Geschäftsführer ist, müssen Verträge zwischen dem Alleingesellschafter/alleinigem Geschäftsführer und der Gesellschaft in der Form der notariellen Beurkundung erstellt werden. Der Notar ist dann verpflichtet, dem Registergericht eine Abschrift dieses Notaraktes zu übermitteln.

Konkurrenztätigkeit

Ohne eine Genehmigung der Gesellschaft darf das Vorstandsmitglied keine Konkurrenztätigkeiten vornehmen. Das gilt auch für die Beteiligung eines Geschäftsführers in einer Konkurrenzgesellschaft als Gesellschafter einer Zivilgesellschaft oder einer Personen-Handelsgesellschaft sowie für die Ausübung einer Funktion als Geschäftsführer oder als Mitglied eines anderen Organs einer konkurrierenden Kapitalgesellschaft. Einer Genehmigung bedarf es auch dann, wenn der Geschäftsführer 10% und mehr Anteile oder Aktien an einer konkurrierenden Kapitalgesellschaft halten will oder ihm das Recht zur Berufung von mindestens einem Vorstandsmitglied in einer Konkurenzgesellschaft zustehen soll.

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