Home Office in Polen: Was Arbeitgeber und Unternehmer aus Deutschland wissen und umsetzen müssen
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Übersicht
Home Office (polnisch: „praca zdalna“) ist auch in Polen mittlerweile sehr beliebt. Immer mehr Unternehmen setzen Home Office als Benefit ein. Gesetzlich geregelt ist diese Art der Zusammenarbeit im polnischen Arbeitsgesetzbuch. Es kann dauerhaft oder befristet vereinbart oder - in Ausnahmesituationen - vom Unternehmen auch angeordnet werden.
Der Arbeitgeber stellt dem Mitarbeiter die für die Arbeit im Home Office erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung und übernimmt die Kosten für die Installation, den Betrieb, den Service und die Wartung. Darüber hinaus sind klare Regeln aufzustellen, die die Kommunikation, den Arbeits- und Datenschutz sowie die Kontrolle durch den Arbeitgeber betreffen.
Für gelegentliche Remotetage bis zu 24 Tagen im Jahr gelten vereinfachte Regelungen. Mitarbeiter im Home Office dürfen nicht schlechter gestellt werden; Anträge bestimmter schutzbedürftiger Arbeitnehmer sind regelmäßig zu berücksichtigen.
Was gilt in Polen als „Home Office“ und wo darf gearbeitet werden?
Home Office bedeutet, dass die Arbeit ganz oder teilweise an einem vom Mitarbeiter angegebenen und mit dem Arbeitgeber abgestimmten Ort erbracht wird - typischerweise zu Hause und unter Nutzung digitaler Kommunikationsmittel. Der Arbeitsort ist individuell festzulegen; ohne Einverständnis des Arbeitgebers ist Remote-Arbeit nicht rechtmäßig. Damit ist auch „hybrides“ Arbeiten (teilweise im Büro, teilweise von Zuhause aus) eindeutig erfasst.
Wann wird Home Office vereinbart - zu Beginn oder später?
Die Vereinbarung von Home Office kann direkt beim Abschluss des Arbeitsvertrags oder später während des Beschäftigungsverhältnisses vereinbart werden. Ein späterer Wechsel ist sowohl auf Initiative des Arbeitgebers als auch auf Antrag des Mitarbeiters möglich.
Darf der Arbeitgeber Home Office einfach anordnen?
Ja, in Ausnahmesituationen wie einem Ausnahme- oder Epidemiezustand oder auch dann, wenn der Arbeitgeber vorübergehend sichere Arbeitsbedingungen in seinem Betrieb nicht gewährleisten kann. Voraussetzung: Der Mitarbeiter bestätigt zuvor, dass bei ihm zu Hause geeignete räumliche und technische Bedingungen für die Remote-Arbeit vorliegen. Diese Anordnung kann mit zwei Tagen Vorlauf widerrufen werden; ändern sich die Bedingungen, ist Home Office zu beenden.
Welche Arbeitnehmer haben Anspruch darauf, dass ihr Antrag auf Home Office berücksichtigt wird?
Anträge von Schwangeren, von Eltern kleiner Kinder (bis zum 4. Lebensjahr) und von Mitarbeitern, die Angehörige pflegen, müssen grundsätzlich berücksichtigt werden, soweit das mit der Organisation und der Art der ausgeführten Tätigkeit vereinbar ist. Eine Ablehnung ist zu begründen und innerhalb einer Frist von 7 Tagen schriftlich mitzuteilen.
Wie wird Remote-Arbeit im Unternehmen geregelt - durch eine innerbetriebliche Ordnung oder eine individuelle Vereinbarung?
Das Home-Office-Regelwerk ist in erster Linie in einer innerbetrieblichen Ordnung mit der im Betrieb tätigen Gewerkschaft oder einer anderen Arbeitnehmervertretung festzulegen. Gelingt dies nicht, kann der innerbetriebliche Rahmen für die Remote-Arbeit auch in einer individuellen Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer bestimmt werden.
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Welche Mindestinhalte muss das Home-Office-Regelwerk enthalten?
Die innerbetriebliche Ordnung oder die individuelle Vereinbarung müssen Festlegungen zu den folgenden Themen enthalten:
Welche Informationspflichten treffen den Arbeitgeber?
Arbeitgeber müssen zusätzlich bekannt geben, in welcher Organisationseinheit die Remote-Stelle angesiedelt ist und, wer als Ansprech- und Kontrollperson in dieser Abteilung zur Verfügung steht. Diese Informationen sind dem Mitarbeiter spätestens zum Start des mobilen Arbeitens schriftlich oder in elektronischer Form auszuhändigen.
Können Arbeitnehmer zum früheren Arbeitsmodus zurückkehren?
Ja, dies ist möglich. Wurde Remote Work während des laufenden Arbeitsverhältnisses vereinbart, können sowohl der Arbeitgeber als auch der Mitarbeiter schriftlich beantragen, zur früheren Arbeitsorganisation zurückzukehren. Der Wechsel in die früheren Bedingungen erfolgt innerhalb einer einvernehmlich festgelegten Frist; ansonsten automatisch nach spätestens 30 Tagen. Schutzbedürftige Arbeitnehmer genießen Sonderregeln.
Dürfen Mitarbeiter wegen ihrer Anträge auf Home Office oder dem Wunsch zur Rückkehr benachteiligt werden?
Nein. Weder der Antrag auf Erbringung von Arbeit im Home Office noch der Wunsch, es zu beenden, dürfen einen Kündigungsgrund bilden. Eine Benachteiligung des Arbeitnehmers aus diesen Gründen lässt das Arbeitsgesetzbuch ausdrücklich nicht zu.
Wer stellt die Arbeitsmittel - und welche Kosten sind zu erstatten?
Der Arbeitgeber stellt die Arbeitsmittel, Materialien und Geräte, die für die Ausführung von Arbeit von zu Hause aus erforderlich sind. Weiterhin garantiert der Arbeitgeber die notwendige IT-Installation und die Wartung dieser Arbeitsmittel oder übernimmt die Kosten dafür. Dazu gehören auch die Kosten, die dem Arbeitnehmer beim Strom und bei Internet- und Telefondienstleistungen entstehen.
Zusätzlich können auch andere unmittelbare mit der Remote-Arbeit verbundene Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden, wenn dies in der innerbetrieblichen Ordnung oder der individuellen Vereinbarung vorgesehen wurde.
Was ist bei der Berechnung von Pauschalen für Kosten im Home Office zu beachten?
In die Höhe der jeweiligen Pauschale fließen auf der einen Seite der Verbrauch oder die Abnutzung der Arbeitsgeräte und die entsprechenden Marktpreise, auf der anderen Seite auch die aktuellen Stromkosten und anfallenden Telekommunikationsentgelte. Wichtig ist eine für beide Seiten nachvollziehbare Berechnungsgrundlage in der innerbetrieblichen Ordnung oder der Einzelvereinbarung mit dem Mitarbeiter.
Ist die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber für den Mitarbeiter steuerfrei?
Ja. Sowohl die Sachausstattung als auch die Übernahme von im Home Office anfallenden Kosten, auch in der Form von Pauschalen, werden nicht als steuerpflichtige Einkünfte des Mitarbeiters angesehen.
Darf der Arbeitgeber im Home Office kontrollieren?
Ja, Kontrollen sind zulässig und können die Arbeitserbringung, den Arbeits- und Datenschutz sowie die mit der IT-Sicherheit verbundenen Abläufe betreffen. Dabei gilt: diese Kontrolle wird in Übereinstimmung mit dem Arbeitnehmer an seinem Arbeitsplatz während seiner Arbeitszeit durchgeführt. Dabei sind das Privat- und Familienleben des Mitarbeiters zu respektieren; die Nutzung der Wohnräume darf nicht beeinträchtigt werden. Stellt der Arbeitgeber Unregelmäßigkeiten fest, darf er eine Frist zur Abhilfe setzen; bei schweren Verstößen kann die Remote-Arbeit auch widerrufen werden.
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Gibt es Gleichbehandlungsrechte für Mitarbeiter im Home Office?
Ja. Remote-Beschäftigte dürfen nicht schlechter gestellt werden - z. B. bei Beförderungen, Fortbildungen oder Sozialleistungen. Der Arbeitgeber muss ihnen den Zugang zum Betrieb und zu betrieblichen Einrichtungen und zu im Unternehmen üblichen Angeboten ermöglichen. Übrigens, auch eine Diskriminierung wegen einer Ablehnung von Home Office ist untersagt.
Welche Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen gibt es?
Der Arbeitgeber definiert die Abläufe im Bereich des Datenschutzes und der IT-Sicherheit, die speziell für die Arbeit im Home Office gelten sollen und schult die Mitarbeiter entsprechend. Die Arbeitnehmer bestätigen, dass sie sich mit diesen Abläufen vertraut gemacht haben und müssen die Vorgaben strikt einhalten. Dazu gehören u. a. eine sichere Geräteverwaltung, die Aufbewahrung von Dokumenten ohne Zugriffsmöglichkeit durch unbefugte Dritte und festgelegte Meldewege bei Sicherheitsvorfällen.
Welche Arbeitsschutzpflichten gelten - und was ist verboten?
Arbeitsschutz gilt auch bei Home Office, angepasst an die dort ausgeübte Tätigkeit. Der Arbeitgeber bewertet die auftretenden Risiken in Bezug auf die Augen, das Muskelsystem und die psychogesellschaftlichen Auswirkungen der Remote-Arbeit. Und erstellt eine verständliche Information zu ergonomischen Anforderungen an den Arbeitsplatz, zur Sicherheit und Arbeitshygiene sowie für den Fall auftretender Notfälle. Bestimmte Arbeiten sind von der Erbringung im Home Office ausgenommen, etwa besonders gefährliche Tätigkeiten, der Umgang mit Gefahr- oder radioaktiven Stoffen sowie Arbeiten, die eine starke Verschmutzung hervorrufen.
Muss der Mitarbeiter eine Erklärung abgeben, bevor er mit der Remote Work startet?
Ja. Vor dem Start bestätigt der Arbeitnehmer schriftlich oder in elektronischer Form, dass an seinem Arbeitsplatz im Home Office sichere und hygienische Bedingungen gegeben sind. Und auch, dass er sich mit der Risikobewertung des Arbeitgebers vertraut gemacht hat.
Was gilt bei Arbeitsunfällen im Home Office?
Arbeitsunfälle im Home Office werden nach den allgemeinen Vorschriften behandelt. Ortsbegehungen erfolgen einvernehmlich, unter Terminabstimmung mit dem Mitarbeiter oder - falls nötig - einem Haushaltsangehörigen. Die betriebliche Untersuchungskommission kann auf eine Besichtigung des Home Office Arbeitsplatzes verzichten, wenn die Sachlage und die Ursachen eindeutig sind.
Wie verläuft die Kommunikation und die Arbeitszeiterfassung im bei Remote Work?
Arbeitgeber und Mitarbeiter vereinbaren zuverlässige Kontaktwege (z. B. Telefon, E-Mail, Onlinetools) und auch, wie die Anwesenheit dokumentiert wird. Empfehlenswert sind klare Zeitfenster, Reaktionszeiten und Regeln zur Erreichbarkeit - inklusive Ruhezeiten. Das reduziert Missverständnisse und schützt vor Überlastung.
Gibt es „Occasional Home Office“ mit weniger Formalitäten?
Ja. Mitarbeiter können bis zu 24 Tagen im Kalenderjahr auf Antrag gelegentlich von zu Hause aus arbeiten. Für diese Einzelfälle gelten die strengen Bestimmungen für die gewöhnliche Arbeit im Home Office nicht.
Checkliste „Home-Office-Start“
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Häufig gestellte Fragen zur Remote-Arbeit in Polen
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Ja. In erster Linie sollte das Regelwerk der Arbeit im Home Office zwar mit Gewerkschaften oder einer im Betrieb gewählten Arbeitnehmervertretung vereinbart werden. Wenn dies jedoch nicht möglich ist, kann der Arbeitgeber die Grundlagen für die Remote-Arbeit auch individuell mit dem Mitarbeiter festlegen.
Ja. Überlassene Arbeitsmittel und Pauschalen für die Arbeit im Home Office gelten nicht als steuerpflichtige Einkünfte des Mitarbeiters.
Kontrollen sind zulässig, aber in Maßen: nur gemäß den getroffenen Vereinbarungen, während der Arbeitszeit und mit Rücksicht auf die Privatsphäre des Arbeitnehmers und seiner Familie.
Ja. Es gibt ein vereinfachtes Modell für bis zu 24 Tagen im Jahr auf Antrag („Occasional Home Office“). Hier gelten reduzierte Formalitäten.
Wurde Home Office während des laufenden Arbeitsverhältnisses eingeführt, kann jede Seite die Rückkehr beantragen; der Wechsel erfolgt innerhalb einer vereinbarten Frist, spätestens nach 30 Tagen.
Steffen Braun, Rechtsanwalt
Steffen Braun ist deutscher Rechtsanwalt in Warschau und berät seit 23 Jahren deutschsprachige Unternehmer bei ihrem Engagement auf dem polnischen Markt. Insbesondere im Arbeits- und Wirtschaftsrecht.
Er verbindet juristische Genauigkeit mit unternehmerischem Denken und kennt die Schnittstellen zu vielen Fragestellungen aus dem HR-Bereich.
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